Un contrôle URSSAF ou fiscal peut revenir dix ans en arrière : si vous n’êtes pas capable de sortir un justificatif, l’amende grimpe à 10 000 € par pièce manquante Ministère de l'Économie. Autrement dit, la « paperasse » est une assurance-vie pour votre trésorerie.
Les délais légaux de conservation
| Document | Durée légale | Base juridique |
|---|---|---|
| Factures clients & fournisseurs, livres comptables | 10 ans | Code de commerce : art. L123-22 |
| Déclarations et pièces fiscales (TVA, IS/IR, CFE…) | 6 ans | Livre des procédures fiscales : art. L102 B Ministère de l'Économie |
| Relevés bancaires, talons de chèque, contrats commerciaux | 5 ans | Code monétaire & financier : L561-12 + prescription civile Légifrance |
| Contrats de travail, bulletins de paie* | 5 ans côté employeur (mais conservez-les jusqu’à la retraite pour vos droits) | Code du travail : R3243-4 Entreprendre |
| Documents URSSAF & retraite (cotisations, DSN, justificatifs IJ) | 10 ans | Tableau Service-Public Entreprises Entreprendre |
* En micro ou EURL sans salarié vous êtes généralement seul concerné, mais gardez vos propres bulletins si vous êtes président assimilé-salarié.
En pratique
- Contrôle fiscal : administration = 6 ans, mais en cas de fraude présumée : 10 ans Ministère de l'Économie.
- Responsabilité contractuelle : vos clients peuvent agir jusqu’à 5 ans après la mission (Code civil art. 2224) ; mieux vaut donc garder devis, CGV et échanges e-mail au moins aussi longtemps.
Trois erreurs fréquentes des freelances
- Tout jeter au bout de trois ans : légalement insuffisant pour la TVA ou un redressement rétroactif.
- Conserver uniquement la version papier : incendie, dégât des eaux ou simple perte = justificatif irrecevable.
- Stocker sur un disque dur unique : un crash et vos dix années d’archives disparaissent.
Bonnes pratiques 2025
1. Numérisez systématiquement
Un PDF signé/ scanné a la même valeur probante qu’un original papier si le format est non modifiable et daté (NF Z42-026).
2. Utilisez un coffre-fort numérique
Des solutions comme Docuware, Google Drive ou Dropbox Backup offrent chiffrement + versionnage. Bonus : vos factures restent accessibles partout.
3. Sauvegarde 3-2-1
- 3 copies
- 2 supports distincts (cloud + disque externe)
- 1 copie hors site (NAS ou second cloud)
4. Étiquettez & indexez
Nommer vos fichiers 2025-05-26_Facture-ClientX_850€ permet un filtrage ultra-rapide en cas de contrôle.
5. Vérifiez une fois par an
Bloquez une demi-journée en janvier : archivez l’année N-1, vérifiez vos sauvegardes et détruisez seulement les dossiers devenus légalement périmés.
Check-list récap’
- Tous les justificatifs numérisés ?
- Sauvegardes cloud + local à jour ?
- Indexation claire (date / nature / montant) ?
- Rappel calendrier : prochaine purge ?
Besoin d’un coup de pouce ?
Nos experts-comptables freelances passent vos pièces au crible, mettent en place un coffre-fort numérique conforme et vous signalent les échéances à ne pas rater.
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